Urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej lub na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej – art. 186 PSWiN

Art. 196. 1. Pracownikowi niebędącemu nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowym przysługuje, na jego wniosek:

urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej lub na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej, udzielany w terminie uzgodnionym z pracodawcą, w wymiarze 28 dni, które w rozumieniu odrębnych przepisów są dla tego pracownika dniami pracy, oraz
zwolnienie od pracy na obronę rozprawy doktorskiej.

2. Za okres urlopu oraz zwolnienia od pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie ustalane jak za urlop wypoczynkowy.

Artykuł 196 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 742 z późn. zm., dalej jako: p.s.w.n.) przewiduje prawo do uzyskania dodatkowego urlopu, w wymiarze 28 dni, które w rozumieniu odrębnych przepisów są dla tego pracownika dniami pracy, na przygotowanie rozprawy doktorskiej lub na przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej. Użycie spójnika „lub” wskazuje, że możliwe jest jego wykorzystanie na każdy z tych celów osobno bądź na oba z nich. Z treści przepisu nie wynika, że urlop musi zostać wykorzystany jednorazowo. Możliwe jest więc np. przeznaczenie 14 dni na przygotowanie rozprawy doktorskiej, a pozostałe 14 dni na przygotowanie się do jej obrony. Treść przepisu wskazuje, iż zwolnienie od pracy na obronę rozprawy doktorskiej nie mieści się w limicie 28 dni, o których mowa w ust. 1 – uprawniony będzie mógł wnioskować więc o dodatkowy dzień zwolnienia, przy założeniu, że pokrywa się on z dniem pracy danego pracownika.

Komu przysługuje urlop?

Poprzez wykorzystanie w ust. 1 między innymi pojęć „odrębnych przepisów” oraz „pracownika”, przepis wymaga odpowiedniego zastosowania przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465, dalej jako: „Kodeks pracy” lub „k.p.”).

Stosownie do art. 2 Kodeksu Pracy, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Status pracownika w świetle jednej z wymienionych umów jest podstawą do wnioskowania o udzielenie urlopu. O urlop nie mogą ubiegać się zatem osoby zatrudnione w oparciu o cywilnoprawne umowy, takie jak umowa zlecenia lub dzieło.

Drugi wymóg podmiotowy ma charakter negatywny – oznacza, że o urlop nie mogą ubiegać się nauczyciele akademiccy lub pracownicy naukowi. Z uwagi na fakt, że art. 196 p.s.w.n. posługuje zwrotem „urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej”, uprawnienie to nie jest ściśle powiązane ze statusem doktoranta.

Czy pracodawca ma obowiązek udzielenia urlopu na przygotowanie rozprawy doktorskiej?

Do skorzystania z omawianego urlopu konieczne jest spełnienie dwóch warunków:

złożenie wniosku o jego udzielenie;
uzgodnienie terminu urlopu z pracodawcą;

Zwrócić należy uwagę, że przepis nie pozostawia decyzji o udzieleniu urlopu do swobodnej decyzji pracodawcy. Sam fakt złożenia wniosku pracownika obliguje pracodawcę do udzielenia takiego urlopu, z zastrzeżeniem konieczności uzgodnienia jego terminu z pracodawcą.

Czy udzielenie urlopu jest uzależnione od wyrażenia wcześniejszej zgody pracodawcy na podjęcie studiów doktoranckich lub w szkole doktorskiej?

Udzielenie urlopu nie jest również uzależnione od wcześniejszej zgody pracodawcy na podjęcie kształcenia na studiach doktoranckich lub w szkole doktorskiej.

Art. 196 p.sw.n. ma charakter lex specialis w stosunku do norm Kodeksu pracy, w szczególności art. 102–103⁶. Odpowiednie zastosowanie znajdą więc przepisy dotyczące udziału pracodawcy w procesie podnoszenia kwalifikacji przez jego pracownika.

O ile bowiem, zgodnie z art. 103¹ § 1 k.p. uprawnienia do urlopu szkoleniowego oraz zwolnień od świadczenia pracy dla pracownika są uzależnione od faktu podnoszenia kwalifikacji na wniosek lub za zgodą pracodawcy, o tyle art. 196 p.sw.n. tego rodzaju przesłanki nie formułuje. Oznacza to, że udział pracodawcy (tj. wniosek lub zgoda) w procesie ubiegania się przez jego pracownika o nadanie stopnia naukowego doktora nie jest konieczny.

Prawo do urlopu konstytuuje się zatem wyłącznie w związku ze spełnieniem przesłanki przygotowywania rozprawy doktorskiej lub przygotowywania się do obrony pracy doktorskiej (w przypadku urlopu) albo samej obrony rozprawy doktorskiej (w przypadku zwolnienia od świadczenia pracy).

Należy jednocześnie pamiętać, że uprawnienie do urlopu i zwolnienia od świadczenia pracy, przewidziane w art. 196 p.s.w.n. wyłącza jednocześnie skorzystanie przez tego samego pracownika z zawartych w Kodeksie pracy (art. 103¹ k.p.) uprawień o tożsamym charakterze, w związku z przygotowywaniem rozprawy doktorskiej lub przygotowywaniem się do jej obrony.

Podsumowanie

1. Do uzyskania uprawnień do urlopu, o którym mowa w art. 196 PSWiN konieczne jest posiadanie statusu pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy oraz przygotowywanie rozprawy lub przygotowanie się do jej obrony..

2. Warunkami do skorzystania z urlopu jest złożenie wniosku i uzgodnienie terminu urlopu wraz z pracodawcą.

3. Urlop na przygotowanie rozprawy doktorskiej lub przygotowanie się do obrony rozprawy doktorskiej nie musi być wykorzystany jednorazowo.

4. Skorzystanie z uprawnień z art. 196 p.s.w.n. wyklucza skorzystanie z analogicznych uprawnień z Kodeksu Pracy w związku z przygotowywaniem rozprawy doktorskiej lub przygotowywaniem się do jej obrony.

Przeczytaj więcej:

M. Lekston [w:] Komentarz do wybranych przepisów ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce [w:] Akademickie prawo zatrudnienia. Komentarz, red. K. W. Baran, Warszawa 2020, art. 196, LEX.

M. Dokowicz [w:] Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Komentarz, red. J. Woźnicki, Warszawa 2019, art. 196, LEX.

Opinia prawna w przedmiocie udzielenia urlopu na przygotowanie rozprawy, doktorskiej, https://prawadoktoranta.pl/materialy-do-pobrania/

Autor: mgr Kamil Kapica