Zasady dotyczące udzielenia urlopu na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej reguluje art. 23 Ustawy z dnia 14 marca 2013r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (Dz.U.2017.1789 tj. z dnia 2017.09.27), w myśl którego „Pracownikowi niebędącemu nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowym, przygotowującemu rozprawę doktorską, przysługuje, na jego wniosek, w uzgodnionym z pracodawcą terminie, urlop w wymiarze dwudziestu ośmiu dni, które w rozumieniu odrębnych przepisów są dla tego pracownika dniami pracy, na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej oraz zwolnienie od pracy na przeprowadzenie obrony rozprawy doktorskiej”.
Na mocy niniejszego przepisu pracodawca jest zobowiązany do udzielenia na wniosek pracownika niebędącego nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowy, urlopu na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej. Urlop przysługuje doktorantowi w wymiarze 28 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia ustalanego jak za urlop wypoczynkowy.
Ustawodawca w wyżej wymienionej ustawie wskazuje dwa uprawnienia przysługujące pracownikom niebędącym nauczycielami akademickimi lub pracownikami naukowymi. Pierwszym z nich jest urlop w wymiarze dwudziestu ośmiu dni, które w rozumieniu odrębnych przepisów są dla tego pracownika dniami pracy. Urlop ten jednak winien być przeznaczony na konkretny, wskazany w niniejszej ustawie cel, a mianowicie – przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej. Drugim zaś uprawnieniem jest zwolnienie od pracy na przeprowadzenie obrony rozprawy doktorskiej. Wynika z tego, iż przeprowadzenie obrony rozprawy doktorskiej nie musi mieścić się w wymiarze dwudziestu ośmiu dni, które przeznaczone są na jej przygotowanie. Jest to odrębne i niezależne uprawnienie, z którego doktorant jako pracownik niebędący nauczycielem akademickim oraz pracownikiem naukowym może skorzystać. Termin, o którym mowa wyżej powinien zostać uzgodniony z pracodawcą. Należy także zaznaczyć, że przyznanie urlopu oraz zwolnienie z pracy celem przeprowadzenia rozprawy doktorskiej następują na wniosek doktoranta.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) nie reguluje zasad przyznawania urlopu szkoleniowego. Nadto, art. 23 w/w ustawy jest przepisem lex specialis do przepisów Kodeksu pracy (art. 1031-1036 k.p.).
Magdalena Osińska-Wilińska